Jakarta,– Ramainya beredar surat yang dibuat oleh ketua KPAI dengan banyaknya ejaan dan format yang salah menjadi perhatian dari pengurus Ikatan Cendekiawan Muslim Indonesia Sulawesi Selatan.
Dalam surat yang di keluarkan dan di tulis oleh ketua KPAI mengenai klarifikasi tersebut di evaluasi berdasarkan susunan kata, tanda baca, penerapan tanggal serta muatan isinya melalui coretan merah.
Pengurus ICMI Sulawesi Selatan, Haris Baginda, menyatakan seorang ketua KPAI merupakan pimpinan lembaga dibawah presiden mestinya menjadi teladan yang baik dalam membuat surat, karena surat diartikan sebagai salah satu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain.
Menurutnya Surat – surat dalam setiap organisasi adalah penting karena dapat dijadikan alat oleh publik untuk menilai organisasi yang bersangkutan.
“Marwah Suatu Lembaga atau organisasi dapat dinilai dari surat menyuratnya, korespondensi merupakan aset yang bernilai tinggi dalam hubungan internal maupun eksternal organisasi, namun aset potensial tersebut bisa berubah menjadi liability ( beban ) jika dikelola secara tidak benar atau keliru,” katanya lewat keterangan tertulis.
Menurut Haris, Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya.
Oleh karenanya menurut dia, Prosedur penulisan korespondensi yang sesuai mempunyai arti penting dalam menunjang kegiatan Lembaga untuk mencapai tujuan serta akan menjunjung tinggi citra diri dan nama baik lembaga di hadapan Publik.
“Dari pada Penulisan surat keluar yang serba berantakan akan menghambat kegiatan dan tujuan Lembaga maka sebaiknya pimpinan KPAI membuat Draf perbaikan surat menyurat Baku di lembaga nya dan melakukan pelatihan kepada seluruh pegawai, khususnya tentang pelaksanaan korespondensi dan surat – menyurat,” ujarnya.
Haris berpendapat bahwa Faktor kemampuan manusia yang kurang mengerti dan tidak memahami pentingnya korespondensi yang baik untuk melancarkan kegiatan operasional Lembaga cenderung akan di komplain oleh Publik karena surat yang dibuat kurang jelas.
Karenanya, menurut dia, surat yang berantakan itu berbahaya sebab bisa mengakibatkan salah tafsir dan pemaknaan isi serta justifikasi yang tidak baik terhadap kemampuan Lembaga KPAI
“Surat dapat mencerminkan citra diri dari pengirim dan lembaganya, dan Citra Lembaga dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam lembaga ditangani oleh orang yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi” ucapnya.
Oleh karena itu, ia meminta agar Ketua KPAI belajar memahami pentingnya Surat menyurat dan melahirkan semangat perjuangan dalam menjaga Marwah Lembaga KPAI.
“Ketua KPAI harusnya dalam membuat surat jangan bikin malu Lembaga, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjaga Marwah Lembaga KPAI.” Tutupnya.